Le brief (parfois appelé cahier des charges) est un document permettant de visualiser votre projet de création ou de rénovation (aussi appelé refonte) de site internet, dans sa globalité. Ce document peut être construit :
- en interne avec votre équipe (il est important d’impliquer votre équipe, nous y reviendrons)
- certaines parties en co-construction avec un ou une web designer
C’est grâce à ce brief que vous pouvez dégager de la clarté et par conséquent faire des choix cohérents pour l’avenir de votre projet, structure. Il permettra également au prestataire qui s’occupera de votre site internet, de bien comprendre les enjeux et de vous proposer des services sur mesure.
Note : Ici, je parle du brief de site web, mais vous pouvez utiliser la même démarche lorsqu’il s’agit d’une refonte ou création d’identité visuelle (peut-être que j’en ferai un article aussi).
Pour commencer, un atelier sympa à faire en équipe (seul, ça marche aussi) !
Prenez 5 à 10 minutes maximum pour dessiner ce que vous vous imaginez du projet. Lorsque l’on pense à créer ou rénover son site internet, on s’en fait forcément une idée dans notre tête, c’est cette idée que l’on cherche à représenter. Libérez votre créativité, ne vous souciez pas des détails techniques. C’est le moment de rêver votre projet idéal !
Sentez-vous libre concernant le format : un schéma, un gribouillage, une bande dessinée (pour les plus imaginatifs), peu importe !
Si vous vous en sentez incapable, dites-vous que ça n’est pas la qualité du dessin que l’on juge ici, on cherche simplement à comprendre la vision de chacun, même si elle s’avère grossière.
Maintenant, prenez le temps d’expliquer et de commenter votre représentation. Noter les idées qui vous semblent importantes. Elles vous serviront pour la suite.
Pourquoi est-il important d’impliquer son équipe lors de la préparation du brief ?
Nous ne pouvons pas connaître les besoins de chaque service sur le bout des doigts : à chacun son domaine d’expertise. De plus, tout changement est générateur de stress. Le simple fait d’impliquer votre équipe limitera les décalages entre les différents services et permettra d’anticiper les besoins et attentes de chacun :
- par exemple, les personnes s’occupant de la communication souhaiteront peut-être un espace « dossier de presse »
- ou encore, les personnes du service « formation » souhaiteront un espace dédié à Qualiopi et aux informations administratives liées au CPF
La rédaction de votre brief de site web en 5 parties.
À présent que la réflexion est ouverte, il s’agit de passer de l’implicite à l’explicite par la rédaction de ce brief. Je vous propose une structure en 5 parties, bien entendu, vous pouvez l’adapter en fonction de votre structure.
0. Préambule
- Nom de votre structure
- Deadline pour la mise en ligne (même si vous n’êtes pas pressé, fixer une date limite permet de rester motivé)
- Coordonnées du responsable de votre projet (une seule personne est préférable)
1. Présentation de votre projet
- Faites un point sur le contexte actuel de votre structure (l’organisation et structure, rappels de l’histoire de la boîte et ambitions, intention générale)
- Quels sont les objectifs de la création de votre site internet ?
L’idée principale est d’aider le ou la future prestataire à s’imprégner de votre univers, de votre histoire pour mieux comprendre les enjeux de la mission. Ce qui est un important ici, c’est l’intention générale (donc pas tellement ce que vous proposez comme produits ou services, mais surtout de quelle manière vous le faites).
Il s’agit de s’intéresser aux objectifs avant de s’intéresser aux moyens pour y arriver.
Les objectifs peuvent être très généraux comme : mettre en avant de nouvelles offres, toucher un nouveau public, moderniser son image…
Également, ils peuvent être plus spécifiques et personnels.
Par exemple, Anne-Paule en venant me voir, avait l’objectif de rassembler de la ressource gratuite pour les professionnel.le.s de la Solidarité (pour qui elle propose des accompagnements et de la formation). Cet objectif a incité une structure du site particulière, qui a été intitulé par la suite « soutenir ».
Si vous bloquez sur les objectifs, vous pouvez renverser la vapeur et vous demander : à quelles problématiques je fais face ? À partir de cette question, en découlera des objectifs.
2. Votre site internet
- Quel est le concept général de votre site ?
- Quels sont les points forts de votre site ? Produits ? Services ?
- Comment allez-vous emmener du trafic sur votre site ?
Cette partie permet de passer de l’implicite à l’explicite. Vous pouvez avoir une idée très précise de ce que vous souhaitez, comme ça peut être très flou, et c’est normal. Dans tous les cas, reprenez les dessins que vous avez réalisés dans la première partie de cet article.
Si cette partie reste toujours compliquée à formuler, il me reste une petite astuce dans mon sac : la méthode du méta-plan qui est simplement de faire un mur de post-it pour rassembler ses idées et mieux les structurer par la suite.
Voici celui d’Osons la Relation :
3. Votre cible
- À qui s’adresse votre site internet ?
- Quels sont les caractéristiques de cette cible ? (Peurs, frustrations, ambition, rêves, attitudes…)
Ça n’est pas la partie la plus agréable, mais elle reste néanmoins essentielle : bien connaître les personnes auxquelles vous vous adressez. C’est ce fameux persona dont vous avez sûrement déjà entendu parler.
C’est grâce au persona que le travail de la recherche des besoins de vos utilisateurs (UX) pourra commencer (c’est le travail du web designer). Et la recherche UX, c’est ce qui fera la différence entre un site classique et un site sur lequel les utilisateurs naviguent facilement et rentrent en contact avec vous.
Hubspot propose un outil gratuit pour construire son persona. Néanmoins, je le trouve assez limité dans les propositions, c’est loin d’être de la qualité de quelque chose fait sur mesure, mais c’est un début !
Personnellement, j’utilise un outil nommé la Carte d’Empathie pour faire les personas de mes clientes et clients. Vous pouvez télécharger la matrice en vierge en enregistrant l’image ci-dessous.
Vous allez entendre parler du persona tout au long de votre projet car il sera également utile dans la construction de votre stratégie de communication (d’ailleurs, vous pouvez télécharger gratuitement un guide en cliquant ici).
Si vous souhaitez gagner du temps et de l’énergie sur cette partie, qui, vous l’aurez compris, revient sans cesse dans les conversations, je peux également vous accompagner durant un atelier de 2h.
4. Identité visuelle
Votre site web est un support de communication au même titre qu’une brochure, il est important de décliner son identité visuelle ici aussi.
La première chose à savoir, c’est qu’un web designer n’est pas forcément graphiste (même si parfois, on peut avoir les deux compétences). Dans ce cas, il faudra lui fournir tous les documents nécessaires.
Si le ou la prestataire à la double casquette, ces informations lui permettront de faire un devis correspondant aux besoins de création ou développement de votre identité visuelle.
- Avez-vous déjà choisi le nom du site ? Le nom de domaine est-il réservé ?
- De quoi disposez-vous ? Logo, palette de couleurs, typographies, iconographies, pictogrammes, images, etc
- Inspiration : Quels sont les sites que vous appréciez d’un point de vue esthétique ? (Vous pouvez aussi mettre ceux que vous n’aimez pas, si c’est plus facile dans ce sens)
5. Organisation
On termine par une phase un peu plus formelle :
- Quels sont les délais à respecter ? (Vous pouvez simplement remettre la deadline ou détaillez un peu plus si vous voulez faire coïncider avec le lancement d’une offre par exemple)
- Si vous avez un budget à ne pas dépasser, c’est le moment de la préciser
- Avez-vous des souhaits particuliers sur le mode d’échange ou le suivi du projet ? (La personne décisionnaire, une visite sur site ou autre)
- Quels sont les éléments que vous pouvez fournir et quand ? (Images, textes, vidéos, textes…)
Pour terminer avec le brief.
Rédiger un brief tout seul est fastidieux, mais n’a rien de sorcier, vous n’avez pas besoin de connaître les particularités techniques des métiers du web. Il n’en reste pas moins un document important, que ça soit pour vous comme pour le prestataire qui réalisera votre site web.
Comme je le disais en introduction, le brief peut être co-construit avec un ou une web designer. Si vous souhaitez que je vous accompagne dans cette démarche, nous pouvons prendre contact, cela n’engage à rien. Un regard extérieur peut vous apporter des idées et soulever des questions qui vous feront avancer.
Autrement, à vos post-it et vos stylos !